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株式会社テクノフェイス

ホテルのフロント、客室清掃、料飲部門では、それぞれ異なる業務や勤務時間で働いています。部門ごとにSNSや社内ポータルなどの連絡ツールが異なると、同じ業務連絡を全員に届けることが難しくなります。

ホテルのマネージャーにとって重要なのは、必要な情報を適切な部門へ届け、誰が確認したかを把握できる仕組みを整えることです。本記事では、ホテル特有の部門間連携の課題と改善方法を紹介します。

チェックアウト後の客室清掃で設備の不具合が見つかっても、フロントへの連絡が遅れると、チェックイン時の客室案内に影響することがあります。清掃部門内では共有されていても、他部門まで情報が届いていないケースです。

団体客の到着時間や朝食人数が変更された場合、フロントだけでなく料飲部門にも連絡が必要です。しかし、部門ごとに異なるツールを利用していると、変更前の情報をもとに準備を進めてしまう可能性があります。

このように、一つの変更が複数部門の業務に影響することが、ホテルの情報共有の特徴です。

SNSは素早い連絡に便利ですが、部門ごとにグループが分かれると、連絡先の選択や情報の転送が必要になります。一方、社内ポータルは情報の集約に役立つものの、従業員が自発的にアクセスしなければ、お知らせが見落とされることもあります。

さらに、口頭連絡や紙の掲示を併用すると、情報が複数の場所に分散します。マネージャーが全従業員への周知状況を把握しにくいことも課題です。

防災訓練や館内設備の停止予定などは全従業員へ、客室清掃の作業変更は清掃部門へ、といった配信先のルールを決めます。複数部門に関係する連絡は、対象部門を明確にすることが重要です。

従業員が出勤時や業務開始前に確認する場所を決めます。PCや個人用スマートフォンを利用しない従業員も確認できる環境が理想です。

連絡を配信するだけでなく、誰が確認したかを把握することで、未確認の従業員へ個別に声をかけられます。特に勤務日が異なるパート・アルバイトスタッフへの周知に役立ちます。

企業向け情報共有システム「スタッフサイネージ」は、現場に設置した共有タブレットやタッチディスプレイを複数の従業員で利用できる仕組みです。

拠点・拠点グループ・ユーザー別の配信機能を活用し、ホテル全体のお知らせと、フロント・客室清掃・料飲など対象者を絞った連絡を整理できます。

従業員は共有端末で自分の名前を選択し、自分宛のお知らせを確認します。管理者は誰がいつ確認したかを把握できるため、未確認者へのフォローも可能です。

一人ひとりにPCやスマートフォンを配布する必要がなく、部門ごとに勤務場所や時間が異なるホテルでも、共通の情報確認手段を設けられます。

スタッフサイネージは、複数部門で連絡ツールが分かれているホテル、シフト勤務やパートスタッフが多い施設、従業員への個人用端末の配布が難しい職場に適しています。

まずは現在の連絡方法を洗い出し、全館共通・部門別・個人別に情報を分類してみましょう。情報の届け先と確認状況を一元管理することが、ホテルの部門間連携を見直す第一歩です。

共有端末を活用した情報共有をご検討の方は、スタッフサイネージの資料請求やお問い合わせをご利用ください。