食品工場の現場では、紙ベースの帳票や手書き管理がまだまだ根強く残っています。特に、帳簿の記録や保管、経理とのやりとりに手間がかかることで、業務効率や情報の正確性に課題を抱えている企業も少なくありません。そんな中、注目されているのが「電子帳簿」の活用です。

　電子帳簿保存法の改正をきっかけに、帳票のデジタル化が急速に進み、現場でも導入しやすいサービスが増えています。本記事では、食品工場でも実践可能な電子帳簿の活用方法と、その効果を3つの事例からご紹介します。

電子帳簿

電子帳簿とは？

電子帳簿とは、仕入帳・売上帳・経費帳・日報・在庫帳などの帳簿データを紙ではなく電子ファイル（PDFやCSV、クラウド上の記録）で管理・保存する仕組みです。国税庁が定める電子帳簿保存法に基づいて、一定の要件を満たすことで紙保存を省略し、電子データでの保存が認められています。

電子帳簿保存法について

　電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書、請求書、取引情報、電磁的記録などを電子データで保存する際の法的ルールを定めた法律です。令和4年1月の改正以降、電子取引に関する保存要件が強化され、企業にはシステム対応や業務フローの見直しが求められています。義務化された内容に応じた備え付けや受領データの適切な保存も重要です。

　具体的には、スキャナ保存や電子取引において、タイムスタンプの付与、検索機能の確保、訂正・削除履歴の保持、文書の改ざん防止といった対応が求められます。また、国税庁のガイドラインに基づく「適正事務処理規程」や、帳簿間の関係性を把握できるファイル名付け、項目ごとの分類、一覧表示の工夫なども推奨されており、インボイス制度や青色申告への対応にも関係してきます。

　食品工場では、検査記録や請求書、総勘定元帳、仕訳帳など帳票類が多岐にわたり、電子帳簿保存法への対応は業務効率化・税務調査対応・会計事務所との連携強化に寄与します。ソフトウェア選定や導入時のマニュアル整備、操作ガイドの配布など、現場での運用に即した対応が求められます。

　最新情報や要件の詳細は国税庁の公式サイトやセミナー等で確認できます。ベンダーとの連携、税理士や会計士への相談、社内関係部署との協力体制を整えながら、該当する業務や対象書類を明確にし、義務化対応を円滑に進めることが成功の鍵です。

食品業界で注目される背景

　食品工場では、品質管理記録や衛生チェックシート、在庫表、仕入帳、発注書など、帳票類の種類と量が非常に多いのが特徴です。紙での管理では、記録忘れや紛失、転記ミス、保管スペースの確保といった問題が発生しやすく、業務の非効率化を招いていました。

　一方、電子帳簿を導入することで、これらの情報がクラウド上で一元管理され、記録漏れの防止や確認作業の効率化が実現可能となります。また、テレワーク対応や多拠点運営の企業では、場所に縛られず情報共有ができる点も大きな魅力です。

事例①：日報・在庫帳の電子化による入力時間の削減

食品現場で良くある課題

• 手書きの日報や在庫表をExcelに転記している
• 記入漏れや読みにくさ、データの集計作業に時間がかかる

電子帳簿でどう変わる？

タブレット入力でリアルタイム記録

　作業者がタブレット端末で日報や在庫数を直接入力できるようにすることで、記入ミスや集計漏れを防止。誰でも直感的に操作できるインターフェースにより、現場と事務所で同時にデータを確認できるようになり、業務の見える化が進みます。

データの自動集計・グラフ化も可能に

　蓄積されたデータはリアルタイムに集計され、クラウド上で管理者が確認可能。グラフや一覧の概要表示に対応し、月次報告や発注判断の迅速化にも貢献します。

導入事例

入力時間を1日あたり60分削減

　従来3日かかっていた新人研修が2日で完了した事例も。

紙の使用量が半減し、保管スペースも確保

　環境面とコスト面の両面で効果を実感。情報は電子的に保存され、ペーパーレス推進にも寄与。

事例②：経費帳の電子化で経理とのやりとりを効率化

食品現場で良くある課題

• 領収書の提出が遅れ、経費精算が滞る
• 経理担当との確認・差し戻しに時間がかかる

電子帳簿でどう変わる？

スマホで経費入力・領収書アップロード

　スマートフォンを用いて、外出先からでも経費申請が可能に。撮影した領収書をクラウドにアップロードし、申請時に即添付できます。現場からの利用もスムーズで、申請忘れや誤記載の減少につながります。

経理担当もリアルタイムで確認・修正指示

　電子帳簿管理ソフトの画面上で、会計担当者が申請内容をリアルタイムで確認し、コメントを送信可能に。申請者は指摘内容を確認し、即時修正できます。業務フロー全体の効率が向上し、会計処理に必要な証憑の整備も容易になりました。

導入事例

精算対応までの平均日数を5日→2日に短縮

　月末業務の負担が軽減し、経理部門の残業も減少。

確認・差し戻し件数が約30%減少

　社内ルールを「サイト」上に明示し、各種フローと連携させることで、処理精度が向上。

事例③：帳票保存のクラウド化で監査・税務対応を強化

食品現場で良くある課題

• 帳票がファイルやバインダーに分散しており、検索に時間がかかる
• 税務調査時の書類提出が煩雑で負担

電子帳簿でどう変わる？

帳票データをクラウドで一元保存

　スキャン・PDF化した帳票データをクラウドストレージに分類して保存。項目ごとの一覧表示や検索が可能で、必要な帳票にすぐアクセスできます。情報は電磁的記録として、各担当者の操作ログも残ります。

タイムスタンプ・閲覧ログで法令対応も万全

　電子帳簿保存法で求められる「訂正・削除の履歴管理」「時刻記録（タイムスタンプ）」などに対応。対象となる帳票は自動で分類・保管され、国税からの指摘にもスムーズに対応できます。

導入事例

税務調査対応にかかる準備時間を70%削減

　必要な帳票をクラウドから即出力可能。

監査法人からの評価向上につながった

　文書管理と運用体制の整備により、企業の信頼性が向上。これにより、会計事務所との連携もより円滑になった。

まとめ・関連記事

電子帳簿で食品工場の帳票業務をスマートに

　食品工場における帳票管理は、業務効率・法令対応・コスト削減の観点からもデジタル化が求められる時代に入りました。特に電子帳簿は、紙の限界を超えた記録性・検索性・保管性を備え、現場と経理、事務所と本社といった部門連携の強化にもつながります。

　クラウドサービスや補助金制度を活用すれば、中小規模の企業でも手軽に導入が可能です。まずは一部の帳票から電子化を始め、小さく成果を積み重ねながら、全体最適化を目指していくのが成功のポイントです。

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